凡散存散失在各个部门、单位、组织和社会上，对国家具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等档案资料，无论是过去还是现在形成的，均列入征集范围，予以征集。具体征集范围如下:
(一)历史档案
1、历史上各朝代形成的圣旨、诏书、敕令和各级主要官员、各类名人的手迹及有关资料；
2、民国时期形成的委任状、嘉奖令、训令、布告、通告、往来文书和报刊、传单、照片、证券及地方主要官员的档案资料；
3、建国前中国共产党各级组织形成的文件、电报、报刊、照片、传单、标语、告示以及领导人的著述、笔记、书信、讲话稿等；
4、“文化大革命”期间反映平邑重大事件的传单、小报、漫画、文稿、汇编、录音、照片和群众组织的印章、旗帜、袖标、徽号；
5、其它重要历史档案资料。
(二)重大活动(事件)档案资料
1、中央、省、市在本县召开的重要会议及县委、县人大、县政府、县政协、县纪委召开的各类重要会议形成的文字材料、照片、录音、录像；
2、党和国家领导人、省委、省政府以及省部级主要负责人和市委、市政府以及市级主要负责人在平邑视察形成的文字材料、照片、录音、录像；
3、县委、县人大、县政府、县政协负责同志的视察、调研、慰问、出访等政务活动形成的文字材料、照片、录音、录像；
4、外国国家元首、政府首脑和港澳台地区的党政要员、社会名流、商界要人在本县活动形成的文字材料、照片、录音、录像；
5、本县和国外城市缔结为友好城市形成的各种协议文本、照片、录音、录像；
6、国外友好代表团、著名专家学者来本县访问、讲学形成的文字材料、照片、录音、录像；
7、各级各有关部门、单位在国内外友好交往活动中接收的外交礼品、纪念品；
8、本县在国内外举办的文化节、艺术节及各种展览等重大文化艺术活动形成的文字材料、录音、录像、剧照(含演员造型照)；
9、本县承办市级以上重大庆典、纪念活动或体育比赛形成的文字材料、照片、录音、录像；
10、本县在城市创建活动中形成的档案资料；
11、本县重点工程和重要科研项目形成的档案资料；
12、严重自然灾害和重大抢险救灾活动形成的文字材料、照片、录音、录像。
(三)知名人士档案
1、在平邑工作过的县级领导人和平邑籍(含曾在平邑及所属各乡镇学习、生活、工作)在外地担任过县级以上职务领导人的档案(包括照片、传记、讲话、文章、题词等)；
2、在平邑生活工作和平邑籍在国内外工作的具有一定社会影响的学者、专家、作家、科学家、艺术家、企业家、运动员、劳动模范的档案(包括传记、著述、题词、证书、笔记、书信、照片、录音带、录像带、奖杯、奖牌、奖章等)；
3、在国内外宗教界有较高知名度的重要人物形成的档案资料。
(四)其它各种档案
1、具有代表意义的人口普查、地名普查、工业普查以及艺术等专门普查档案；
2、反映平邑各地自然风貌、名胜古迹、旅游景点等方面的文字材料、影片、照片、录音、录像；
3、具有时代特征的高科技产品档案；
4、具有地方特色和影响力的名牌产品、传统工艺产品、工艺美术作品等档案或档案复制件；
5、省级以上重点文物档案资料或复制件。
(五)资料
1、县级机关各部门、国家和省、市驻平邑各单位、各大型企业(集团)汇编的各种统计资料、大事记、专题大事记、年鉴等；
2、平邑及平邑籍作者撰写(含主编、参编、创作、改编、翻译)的各种学术著作和文艺作品；
3、县、乡镇宣传和新闻出版部门历年公开和内部编辑出版的各种报刊、杂志；
4、县、乡镇各部门编印的通报、通讯、内部刊物、法规选编等；
5、本县各中、小学校出版发行的学报、校(院)刊(报)及其它出版物；
6、大型企业(集团)编印的内部报刊；
7、历代编纂的县(区)志、乡镇志、山水志、物产志、人物志、地方志、部门志、家谱、族谱、经书、文物古迹志、墓志、碑志等；
8、反映本县区划、地形地质、山水气象、物产资源、风土人情、宗教信仰、名胜古迹、自然遗产、文化遗产的各种资料及地名录、方言录、奇闻轶事录等；
9、本地区革命斗争史、组织史、厂史、校史、回忆录、人物传记等资料；
10、民间工艺发展史、地方土特产品发展史等资料。
(六)具有平邑地方特色的其他档案资料